01 · Wie is verantwoordelijk?
NUL71, handelend onder de naam nul71 Creative Studio, is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen klantadministratie en het klantenportaal mijn.nul71.nl verwerken. Wij zijn gevestigd aan Draadbaan 13-A, 2352 BM Leiderdorp en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42075116. Voor privacyvragen en verzoeken: info@nul71.nl.
Deze verklaring gaat over de login, onboarding en het klantenpaneel. Voor bezoek aan nul71.nl geldt de privacyverklaring op die website. Wanneer wij binnen een klantproject persoonsgegevens namens de opdrachtgever verwerken, gelden daarvoor de verwerkersovereenkomst en de projectspecifieke afspraken. De opdrachtgever bepaalt dan de doeleinden; deze verklaring vervangt die afspraken niet.
02 · Welke gegevens verwerken we?
Account en organisatie: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, accountidentificatie, toegangsrechten en gegevens voor inloggen en accountherstel.
Samenwerking en dossier: onboardingantwoorden, gekozen diensten en pakketten, offertes, contracten, akkoordverklaringen, facturen, betaalstatus, betaal- en mandaatreferenties, berichten, supportverzoeken en bestanden die je deelt. Voor het bewijs van een digitaal akkoord bewaren we ook de documentversie, documentkenmerken, naam, datum, tijd, IP-adres en browsergegevens.
Technisch beheer: domeinnamen, DNS- en monitoringgegevens, zakelijke mailboxnamen, instellingen en gegevens over apparaten waarvoor je een e-mailprofiel aanvraagt. Bij gebruik van een gekoppeld dashboard kunnen wij rapportages over je eigen website ophalen.
Beveiliging: IP-adres, browser- en verzoekgegevens, inlog- en foutmeldingen en loggegevens van relevante account- en beheerhandelingen. Portaalgebruik: geanonimiseerde paginabezoeken binnen het portaal voor het verbeteren van de gebruikerservaring (geen persoonsgegevens, IP gemaskeerd, maximaal 90 dagen bewaard). Deel in berichten en bestanden alleen informatie die voor de samenwerking nodig is; stuur geen BSN, kopie van een identiteitsbewijs of bijzondere persoonsgegevens als die niet nodig en afgesproken zijn.
03 · Waar komen de gegevens vandaan?
Wij ontvangen gegevens van jou, van een bevoegde contactpersoon van jouw organisatie, bij gebruik van het portaal en van betrokken dienstverleners, bijvoorbeeld een betaalbevestiging of domeinstatus. Organisatiegegevens kunnen worden aangevuld uit openbare bedrijfsinformatie. Als je organisatie je aanmeldt, kan zij je naam, contactgegevens en rol aan ons doorgeven.
04 · Waarom mogen we deze gegevens gebruiken?
Toegang, onboarding en uitvoering: om je account aan te maken, afspraken vast te leggen, de afgesproken diensten te leveren en support te geven. Als je zelf partij bij de overeenkomst bent, is de grondslag uitvoering van de overeenkomst of stappen op jouw verzoek voorafgaand daaraan. Voor contactpersonen van een zakelijke klant is dit ons gerechtvaardigd belang om de klantrelatie te beheren en met bevoegde personen te communiceren.
Facturatie en administratie: voor betaling en de financiële afhandeling van onze overeenkomst, en voor onze wettelijke administratie- en fiscale verplichtingen.
Beveiliging en bewijs: ons gerechtvaardigd belang om accounts en systemen te beschermen, misbruik te onderzoeken en gemaakte afspraken te kunnen aantonen of rechtsvorderingen te behandelen. Daarbij wegen wij de noodzaak en jouw privacybelang af.
Portaalgebruik en analytics: ons gerechtvaardigd belang om het gebruik van het portaal te monitoren en de gebruikerservaring te verbeteren. Hierbij registreren we paginabezoeken en of een pakketdemonstratie of vergelijking wordt geopend of afgerond, gekoppeld aan uw klantaccount. Bij een demo op je eigen website registreren we alleen dat de demo is gestart of afgerond, zodat we passende mogelijkheden met je kunnen bespreken. Ingevoerde voorbeeldteksten worden niet opgeslagen of meegestuurd. IP-adressen bij paginabezoeken worden gemaskeerd.
Voor optionele verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk. Inloggen of kennisnemen van deze verklaring is geen toestemming voor marketing of andere niet-noodzakelijke verwerking. Je kunt gegeven toestemming altijd intrekken; dit maakt eerder rechtmatig gebruik niet onrechtmatig.
05 · Welke gegevens zijn nodig?
De gegevens die nodig zijn voor toegang, identificatie van de opdrachtgever, facturatie en uitvoering van de gekozen dienst zijn vereist om die dienst te kunnen leveren. Zonder deze gegevens kunnen wij geen account, overeenkomst of betaling correct afhandelen. Overige informatie geef je vrijwillig. Een optionele functie kan aanvullende gegevens nodig hebben; die vraag je pas aan wanneer je deze functie gebruikt.
06 · Hoe lang bewaren we gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor accountgegevens is dat de periode waarin toegang nodig is voor de samenwerking en de afwikkeling daarvan. Bij beëindiging beoordelen we welke gegevens verwijderd kunnen worden en welke nog nodig zijn voor openstaande zaken.
Berichten, supportinformatie en projectbestanden bewaren we zolang ze nodig zijn voor uitvoering, opvolging en afhandeling van de opdracht. Contracten en acceptatiebewijzen bewaren we zolang ze nodig zijn om lopende afspraken en eventuele rechtsvorderingen te onderbouwen. Een geschil kan een langere bewaartermijn rechtvaardigen; wij beperken dit tot relevante informatie.
Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel een bewaarplicht van zeven jaar. Dit betekent niet dat alle portaalgegevens automatisch zeven jaar bewaard moeten worden.
Beveiligingslogs bewaren we zolang ze nodig zijn voor detectie en onderzoek van misbruik of incidenten. Back-ups volgen de herstel- en vervangingscyclus van de betreffende omgeving. De concrete retentie en exportafspraken voor gegevens die we namens jouw organisatie verwerken, volgen uit de verwerkersovereenkomst en eventuele SOW. Je kunt ons vragen welke termijn of welk criterium op jouw gegevens van toepassing is.
07 · Met wie delen we gegevens?
Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Bevoegde medewerkers en ingeschakelde dienstverleners krijgen gegevens voor zover nodig voor hun werkzaamheden. Het gaat om hosting en netwerkbeveiliging, database en authenticatie, bestandsopslag, e-mail en mailboxbeheer, domeinregistratie, betalingsverwerking, boekhouding en klantondersteuning. Voor een door jou gebruikte koppeling kan de leverancier van die koppeling gegevens verwerken.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken zijn passende verwerkersafspraken nodig. Partijen die voor eigen wettelijke doeleinden verwerken, zoals een betaaldienstverlener, kunnen daarnaast zelfstandig verantwoordelijk zijn. Ook kunnen we gegevens verstrekken wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de behandeling van een rechtsvordering.
Een bevoegde beheerder van jouw organisatie kan toegang hebben tot het gezamenlijke klantdossier. NUL71 kan voor ondersteuning en beheer toegang krijgen tot het dossier; relevante beheerhandelingen worden gelogd. Informatie over de daadwerkelijk gebruikte (sub)verwerkers en hun functies is op te vragen via info@nul71.nl.
08 · Verwerking binnen en buiten Europa
Onze webhosting bevindt zich in Duitsland en onze primaire database in Ierland. Voor beveiliging, opslag, betaling en andere diensten gebruiken we daarnaast externe dienstverleners. Verwerking of toegang door internationale dienstverleners kan buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden; Europese hosting en databaseopslag betekenen dus niet dat alle gegevens uitsluitend binnen de EER blijven. Netwerk- en beveiligingsgegevens kunnen ook buiten de EER, waaronder in de Verenigde Staten, worden verwerkt.
Voor doorgifte buiten de EER is een geldige doorgiftegrondslag nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. Via info@nul71.nl kun je informatie opvragen over de betrokken landen en toepasselijke waarborgen, en hoe je een kopie daarvan kunt verkrijgen.
09 · Cookies, analytics en lokale opslag
Het portaal gebruikt noodzakelijke sessiecookies voor inloggen en het beveiligen van je sessie. Lokale browseropslag onthoudt onder andere je thema en of je de welkomstintroductie hebt gezien. Netwerkbeveiliging kan noodzakelijke beveiligingscookies gebruiken om misbruik te herkennen.
Voor het verbeteren van ons portaal registreren wij automatisch welke pagina's worden bezocht binnen het klantportaal. Hierbij worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen; IP-adressen worden gemaskeerd en er worden geen financiële of gevoelige gegevens geregistreerd. Deze gegevens worden maximaal 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de gebruikerservaring te optimaliseren.
Het portaal plaatst vanuit deze applicatie geen marketing- of advertentietrackers. Het tonen van rapportages van je eigen website is een aparte koppeling en zegt niets over de cookies die jouw website gebruikt. Als wij later niet-noodzakelijke tracking toevoegen, informeren we je hierover en vragen we vooraf toestemming waar dat vereist is.
Je kunt cookies en lokale opslag via je browser verwijderen. Je voorkeuren kunnen daardoor verdwijnen en je moet mogelijk opnieuw inloggen. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan de toegang tot het portaal verstoren.
10 · Beveiliging en geautomatiseerde verwerking
Wij gebruiken maatregelen zoals toegangscontrole, beveiligde verbindingen, logging en beperking van buitensporige verzoeken. Beveiliging vraagt ook om zorgvuldig gebruik: houd je wachtwoord geheim en meld ongewenste toegang direct via info@nul71.nl.
Het portaal verwerkt automatisch bijvoorbeeld betaalstatussen, abonnementswijzigingen na jouw akkoord en beveiligingssignalen. Een beveiligingsmaatregel kan tijdelijk toegang beperken. Neem contact op als je denkt dat dit onterecht gebeurt, zodat wij dit kunnen beoordelen. Wij gebruiken het portaal niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten over jou met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen in de zin van artikel 22 AVG.
11 · Je rechten en een verzoek indienen
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar de AVG dat bepaalt, heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid en kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Niet ieder recht geldt in elke situatie; bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering van bepaalde administratie verhinderen.
Mail je verzoek naar info@nul71.nl, bij voorkeur vanaf het bij ons bekende e-mailadres. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dat nodig is om je identiteit te controleren. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken doet, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten je dit binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom. Een verzoek is in beginsel kosteloos.
Gaat je verzoek over gegevens die wij namens een opdrachtgever verwerken, dan helpen wij de verantwoordelijke opdrachtgever bij de afhandeling. Je kunt je daarvoor ook rechtstreeks tot die organisatie wenden.
12 · Klachten, contact en wijzigingen
Heb je een vraag of klacht, mail dan naar info@nul71.nl of schrijf naar NUL71, Draadbaan 13-A, 2352 BM Leiderdorp. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wij werken deze verklaring bij wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Bij relevante wijzigingen informeren wij je via het portaal of e-mail. De datum bovenaan laat zien wanneer deze verklaring is bijgewerkt. Je vindt deze verklaring steeds via de login en onderaan het klantenpaneel.